Encargado Computacional  
                   -  Unidad de Soporte-RM.

Reiterando la permanente necesidad de dar Soporte Informático a los Usuarios en terreno y de inmediato, es que resumimos aquí las principales antecedentes y objetivos relacionados con esta función.  Tales como:  Historia,  Necesidad, Descripción del Cargo (Perfil), Tareas - Funciones y Operación o procedimientos.

Historia:
Basado en una Circular (del 13 oct.1998) emanada de la entonces Unidad de Sistemas del Departamento de Proyectos, la que a su vez hace referencia a la circular N° 134 (del 1° oct.1996) del mismo Depto. de Proyectos, que define, solicita, encarece necesidad e importancia del cargo a nivel regional, aquí se actualiza y reitera dicha necesidad, ya no solo a nivel de Direcciones Regionales, sino al de cada una de las inspecciones a lo largo del País, en particular de la R.M. que es la que nos compete.

Necesidad:
Las nuevas tecnologías computacionales (PC´s, Windows y programas institucionales) y comunicacionales (redes, Internet y correo electrónico), ya plenamente consolidadas y de uso cotidiano, junto a una persistente falta de capacitación sistemática en el área computacional de los Usuarios, hace ineludible la necesidad de tener al menos una persona medianamente familiarizada con los temas computacionales en CADA Inspección.

Esta persona o Encargado Computacional (EncaCompu) es el interlocutor o nexo entre esta Unidad de Soporte-RM y el Usuario de cada Inspección.  Es el que en la practica se ira capacitando y familiarizando con el uso y configuración de equipos, mediante su contacto directo con esta Unidad.   
Por otra parte, es a el/ella quien corresponde solucionar y capacitar al usuario en primera línea, resolviendo problemas de fácil solución, o enseñando el uso básico de diferentes programas y aplicaciones a los Usuarios, así como configuraciones mas corrientes y sencillas, tales como correo, impresoras, o compartir carpetas o recursos correctamente.

Descripción del Cargo (Perfil):

• El EncaCompu idealmente tendrá  conocimientos básicos y familiaridad sobre la materia, ya sea producto de su experiencia, o estudios específicos.  Como mínimo MS-DOS, Windows 95/98, Office (Word, Excel) a nivel usuario. Navegar por Internet y Correo Electrónico. Transferencia de archivos y compartir recursos (carpetas, impresoras).
• Debe ser capaz de realizar configuraciones básicas de aplicaciones y diagnosticar problemas y fallas en su primer nivel (global o general), ya sea de manera autónoma o por instrucciones (telefónicas) con personas de esta Unidad de Soporte-RM.
• Deberá tener una buena disposición frente al resto de los funcionarios de su Inspección, ya que estará relacionado directamente y diariamente con ellos.
• Deberá tener la voluntad y capacidad para realizar capacitaciones al resto de los usuarios de su Inspección. Ya sea por su propia iniciativa, o la de su Jefatura. Estas capacitaciones también  podrán ser programadas y orientadas por esta misma unidad de Soporte-RM, en base a dudas y problemas mas frecuentes de los usuarios, como así también como producto de la implementación de nuevas tecnologías.
• Eventualmente deberá trasladarse fuera de su Inspección (a esta Dirección Regional R.M.), con el fin de ser capacitado por funcionarios de esta Unidad de Soporte-RM.
• La realización de este cargo NO impide que el funcionario pueda realizar sus otras tareas dentro de su Inspección, con la salvedad que la prioridad de sus funciones la tiene como encargado/a de computación, y la Jefatura correspondiente deberá otorgarle y reconocerle  las facilidades del caso.
• El conocimiento y experiencia previa es requisito deseable, pero no indispensable.  Esta entendido que al estar en permanente relación con personal mas entendido y experimentado de Soporte-RM,  con el tiempo, y la practica de resolución de problemas cotidianos, este ira adquiriendo los conocimientos específicos necesarios.  En consecuencia, si es requisito indispensable una buena disposición, y cierta facilidad para aprender en el área de manejo y uso de computación e Internet.

Tareas y funciones:
Todo esto, con el fin de tener una mejor y mas fluida relación de esta Unidad de Soporte-RM con las Inspecciones de la R.M., y así mismo liberarnos de tareas relativamente simples, pero que ocupan recursos tanto de tiempo como de pasajes y viáticos, pudiendo dedicar así mayor tiempo a la atención y a la resolución de problemas mas graves, los cuales no puedan ser resueltos por los EncaCompu, por requerir conocimientos o experiencia mas específicos, todo esto sin perjuicio de las visitas tanto de reparación, capacitación etc. Que puedan realizar los funcionarios de la Unidad de Soporte-RM.

Su función de interlocutor entre usuarios de su Inspección, y esta Unidad de Soporte-RM no se limitara a lo técnico, sino también a la coordinación conocimiento y registro de todos los problemas que se vayan dando en su Inspección.
Esto con el animo de concentrar en una sola persona o "lugar" los problemas o dudas repetitivas, que ya han aparecido con anterioridad y probablemente ya han sido resueltos.   Así mismo, se evitará la "reinvención de la rueda" y, al ser una persona la "encargada" local, esta facilitara la concentración de datos e información relacionada, la que de otra manera yace dispersa entre los usuarios, y como tal "se pierde".  

A modo de ejemplo: es el/la EncaCompu quien deberá mantenerse informado de visitas de Soporte Técnico externo, o -en general- saber de cambios o modificaciones que los usuarios hagan a nivel de sus PC´s.
Esto ultimo obviamente también requiere de la activa colaboración de los usuarios para con SU EncaCompu.  Esta ultima característica es algo que compete particularmente a las Jefaturas respectivas, inculcar y hacer valer.

Operación, procedimiento:
Esta Unidad de Soporte-RM, no se relacionara directamente ni con el Usuario que tiene problemas, ni con la Jefatura respectiva, sino específicamente con el/la EncaCompu que corresponda.
Esto significa que el usuario o jefatura deberá contactar a su EncaCompu en primera instancia.   
El requisito anterior no pretende excluir al usuario o Jefatura de participar en cualquier resolución de problema.  Muy por el contrario, están invitados a participar,  pero SIN excluir al EncaCompu respectivo.

Además, cualquier solicitud se realizara de preferencia y mandatoriamente, a través del correo electrónico, especificando:
- equipo o problema relacionado
- breve descripción SIGNIFICATIVA de la naturaleza del problema (ya sea técnico u operacional)
- Identificación precisa!    marca,  modelo y numero de serie del equipo.
- El "asunto" del correo deberá incluir palabras especificas y significativas, que distingan este problema o requerimiento de otro.    ("solicita ayuda" o "problema urgente"   no sirve de nada!).
- Si el correo es enviado por el EncaCompu, recordamos que es altamente aconsejable incluir una copia al afectado, a fin de   mantenerlo informado de su gestión.

Por cierto que además de la "formalidad" (léase: conveniencia !) del correo, podrá realizarse todas las llamadas telefónicas o contactos personales que se deseen, para facilitar la comunicación,  pero el correo es y será el respaldo para identificar la ocurrencia de problemas y la respectiva solución dada.

Gero Timmermann  -  Unidad de Soporte-RM  -  Santiago, 11 jun 2002